Intro: YFN Crash Kurs Bürokratie
Dauer: 1:04
Dauer: 9:49
Gewerbeanmeldung
Dauer: 4:02
Rundfunk
Dauer: 5:46
IHK
Dauer: 2:45
Berufsgenossenschaft
Dauer: 2:12
Transparenzregister
Handelsregister
Dauer: 2:12
Finanzamt
Dauer: 2:13
Alles, was du zum Einstellen der ersten Mitarbeiter brauchst.
Dauer: 10:21
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Schreib gerne ein Kommentar auf YouTube und wir nehmen es für unsere kommenden Videos auf!
Du hast die verschiedenen Rechtsformen verglichen und Dich entschlossen, eine GmbH oder UG zu gründen...
Die GmbH ist eine
juristische Person
Eine juristische Person ist eine rechtliche Einheit, die selbständig Rechte und Pflichten haben kann, obwohl sie keine natürliche Person (also kein Mensch) ist.
mit Rechten, aber auch Pflichten. Zum Beispiel muss sie Formulare ausfüllen und diese rechtzeitig abgeben.
Das muss ein Mensch für sie machen: Die
Geschäftsführung
Die Geschäftsführung ist die Leitung und Steuerung einer Firma oder einer Organisation. Sie umfasst alle Aufgaben und Entscheidungen, die notwendig sind, um das Tagesgeschäft zu führen. In einer GmbH übernimmt die Geschäftsführung diese Rolle, indem sie die Geschäfte nach innen und außen führt und rechtlich verantwortlich ist. Geschäftsführungen können natürliche oder juristische Personen sein.
. Glückwunsch, dieser Mensch bist Du!
Manche Stellen kommen mit einem Anmeldeformular auf Dich zu, sobald Du gründest (z.B. Rundfunk), andere warten einfach ab und verhängen Bußgelder, wenn Du Fristen versäumst (z.B. Finanzamt).
In diesem Artikel begleiten wir Dich im Bürokratie-Dschungel und erklären alle Pflichten, die Du als
Geschäftsführung
Die Geschäftsführung ist die Leitung und Steuerung einer Firma oder einer Organisation. Sie umfasst alle Aufgaben und Entscheidungen, die notwendig sind, um das Tagesgeschäft zu führen. In einer GmbH übernimmt die Geschäftsführung diese Rolle, indem sie die Geschäfte nach innen und außen führt und rechtlich verantwortlich ist. Geschäftsführungen können natürliche oder juristische Personen sein.
bei der Anmeldung Deiner GmbH hast.
Die Frage der Verantwortung
Als Geschäftsführung bist Du für alles verantwortlich, was „die GmbH“ so tun muss, um legal zu existieren. Natürlich kannst Du Aufgaben delegieren - verantwortlich dafür, dass sie pünktlich und richtig erledigt werden, bleibst Du trotzdem!
Mirko Wannicke, Rechtsassistent
Um Deine GmbH zu gründen, brauchst Du zwangsweise einen
Notar
Ein Notar ist eine unabhängige, vom Staat bestellte Person. Notare sorgen dafür, dass Verträge und andere Dokumente rechtlich korrekt und verbindlich sind.
. [§]
Vor diesem müssen alle
Gesellschafter
Ein Gesellschafter einer GmbH ist eine Person oder ein Unternehmen, das Anteile an der Gesellschaft besitzt. Gesellschafter sind Miteigentümer der GmbH und bringen in der Regel Kapital ein. Sie haben Rechte und Pflichten und entscheiden über wichtige Angelegenheiten der GmbH.
persönlich erscheinen, der Notar liest den
Gesellschaftsvertrag
Der Gesellschaftsvertrag ist der Vertrag, der die rechtlichen Grundlagen einer GmbH festlegt. Darin werden die Regeln und Vereinbarungen zwischen den Gesellschaftern festgeschrieben, wie z. B. die Höhe des Stammkapitals und Regelungen zur Geschäftsführung. Der Gesellschaftsvertrag ist notwendig, um eine GmbH zu gründen und muss notariell beurkundet werden. Mehr zum Gesellschaftsvertrag gibts in unserem passenden Video.
laut vor und dann dürfen alle unterschreiben.
Der Gesellschaftsvertrag ist das Dokument, in dem alles Wichtige zu Deinem neuen Unternehmen festgehalten wird. Mehr dazu in dem Video Gesellschaftsverträge.
Ohne diese Zeremonie können keine GmbHs entstehen - vorher selbst zu unterschreiben erspart niemandem das Zuhören beim Vorlesen und die persönliche Anwesenheit.
Nach dem Notartermin meldet der Notar Dein Unternehmen mit Anschrift und Geschäftsführung beim
Handelsregister
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle wichtigen Informationen über Unternehmen eingetragen sind, wie z. B. die Geschäftsführung, der Sitz des Unternehmens und das Stammkapital. Es dient dazu, die Rechtsverhältnisse von Firmen transparent zu machen und ist für jeden einsehbar. Jedes Unternehmen, das eine bestimmte Größe erreicht oder im Handelsrecht tätig ist, muss im Handelsregister eingetragen sein.
an. Als Belohnung erhältst Du dann nach eine
Handelsregisternummer
Die Handelsregisternummer (z.b. HRB 123456) ist eine eindeutige Kennziffer, die ein Unternehmen bei der Eintragung ins Handelsregister erhält. Sie dient zur Identifizierung des Unternehmens und muss in geschäftlichen Dokumenten angegeben werden. Sie hilft dabei, wichtige Informationen über das Unternehmen öffentlich zugänglich zu machen.
von Deinem lokalen Amtsgericht (z. B. HRB 123456). Kapitalgesellschaften haben dabei immer HRB-Nummern und Personengesellschaften HRA-Nummern.
Sicherlich fragst Du Dich, was Dich der Notar kosten wird. Die Kosten basieren auf der Gerichts- und Notarkostentabelle (GNotKG) und können je nach Region und Notar leicht variieren.
Mehr dazu kannst Du hier nachlesen.
Gründung mit Musterprotokoll
Bei einem
Stammkapital
Das Stammkapital einer GmbH ist der Geldbetrag, den die Gesellschafter bei der Gründung in die GmbH einbringen. Es beträgt mindestens 25.000 Euro und dient als finanzielle Grundlage des Unternehmens. Das Stammkapital ist in Geschäftsanteile aufgeteilt, die den Gesellschaftern gehören.
von 25.000 Euro liegen die Notarkosten typischerweise zwischen 300 und 600 Euro.
Individueller Gesellschafts-Vertrag
Bei einem individuell erstellten Vertrag und einem Stammkapital von 25.000 Euro können die Notarkosten etwa 500 bis 1.000 Euro betragen.
Zusätzliche Kosten
Hinzu kommen noch Gebühren für die Eintragung ins
Handelsregister
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle wichtigen Informationen über Unternehmen eingetragen sind, wie z. B. die Geschäftsführung, der Sitz des Unternehmens und das Stammkapital. Es dient dazu, die Rechtsverhältnisse von Firmen transparent zu machen und ist für jeden einsehbar. Jedes Unternehmen, das eine bestimmte Größe erreicht oder im Handelsrecht tätig ist, muss im Handelsregister eingetragen sein.
, die meist etwa 150 bis 200 Euro betragen.
Wichtig!
Dein Unternehmen braucht einen Briefkasten! Deutsche Ämter und Behörden schicken immer noch am liebsten Papierpost durch die Welt. Dein Briefträger sollte also unter der Adresse, die Du dem Notar angibst, auch tatsächlich einen Briefkasten mit dem Unternehmensnamen finden können!
Mirko Wannicke, Rechtsassistent
Mehr Infos dazu und zum Handelsregister in „Mini-Video: Handelsregister“.
Brief von der Eintragung in das Handelsregister.pdf
Nach dem Notartermin und bis die Eintragung im
Handelsregister
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle wichtigen Informationen über Unternehmen eingetragen sind, wie z. B. die Geschäftsführung, der Sitz des Unternehmens und das Stammkapital. Es dient dazu, die Rechtsverhältnisse von Firmen transparent zu machen und ist für jeden einsehbar. Jedes Unternehmen, das eine bestimmte Größe erreicht oder im Handelsrecht tätig ist, muss im Handelsregister eingetragen sein.
Vorgesellschaft
Die Handelsregisternummer (z.b. HRB 123456) ist eine eindeutige Kennziffer, die ein Unternehmen bei der Eintragung ins Handelsregister erhält. Sie dient zur Identifizierung des Unternehmens und muss in geschäftlichen Dokumenten angegeben werden. Sie hilft dabei, wichtige Informationen über das Unternehmen öffentlich zugänglich zu machen.
).
Der entscheidende Unterschied: Die persönliche Haftung! [§]
Mit riskanten Miet- und Arbeitsverträgen sowie der Rechnungsstellung solltest Du warten, bis das Unternehmen eingetragen ist.
Wenn Du in dieser Zeit trotzdem wichtige Verträge unterschreiben wirst, dann denke daran, vertraglich festzuhalten, wie mit der Eintragung oder im Falle des Scheiterns der Eintragung umzugehen ist.
An Deinen Projekten arbeiten kannst Du in dieser Phase trotzdem. Gibst Du dabei Geld aus, sammle die Rechnungen/Kassenzettel. Diese kannst Du später steuerlich geltend machen.
Wenn Du Geschäftsbriefe schreibst, z.B.: Angebote oder Ähnliches, dann musst Du den Unternehmensnamen mit dem Zusatz i.G. (In Gründung) verwenden.
Damit die persönliche Haftung schnellstens vom Tisch ist, erfährst Du im nächsten Abschnitt, wie Du Dein Geschäftskonto eröffnest, auf welches Du das Stammkapital einzahlen musst.
Briefkopf mit "i.G." von QiTech.pdf
Spätestens wenn der Gesellschaftsvertrag unterschrieben ist, solltest Du Dich um die Eröffnung eines Bankkontos für Dein Unternehmen kümmern.
Da Deine GmbH noch nicht richtig existiert, verlangt die Bank zur Eröffnung eines Geschäftskontos die Personalausweise und
Steuer-IDs
Die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) ist eine persönliche, lebenslang gültige Nummer, die jeder in Deutschland lebende Person vom Finanzamt zugewiesen wird. Sie dient der eindeutigen Identifikation im Steuersystem und wird bei allen steuerlichen Angelegenheiten, wie der Steuererklärung, verwendet.
von allen Gesellschaftern. Außerdem brauchst Du Deinen
notariell beglaubigten
Eine notariell beglaubigte Kopie ist eine Kopie eines Dokuments, die von einem Notar offiziell bestätigt wird. Der Notar prüft, ob die Kopie genau mit dem Original übereinstimmt, und bestätigt dies mit einem Stempel und einer Unterschrift. Eine solche beglaubigte Kopie hat in vielen Fällen die gleiche rechtliche Gültigkeit wie das Original, z. B. bei Behördengängen oder Rechtsgeschäften.
Gesellschaftsvertrag
Der Gesellschaftsvertrag ist der Vertrag, der die rechtlichen Grundlagen einer GmbH festlegt. Darin werden die Regeln und Vereinbarungen zwischen den Gesellschaftern festgeschrieben, wie z. B. die Höhe des Stammkapitals und Regelungen zur Geschäftsführung. Der Gesellschaftsvertrag ist notwendig, um eine GmbH zu gründen und muss notariell beurkundet werden. Mehr zum Gesellschaftsvertrag gibts in unserem passenden Video.
.
Einige Banken verlangen zusätzliche Unterlagen, wie eine Branchenkennziffer aus einer standardisierten Branchenliste (z. B.
WZ-Code
Der WZ-Code (Wirtschaftszweigklassifikation) ist ein Klassifizierungssystem, das vom Statistischen Bundesamt in Deutschland verwendet wird, um Unternehmen und deren Tätigkeiten bestimmten Wirtschaftszweigen zuzuordnen. Der WZ-Code dient dazu, wirtschaftliche Tätigkeiten statistisch zu erfassen und zu kategorisieren.
), um das Unternehmen entsprechend ihrer Tätigkeit zuzuordnen. Darüber hinaus wird oft ein Businessplan gefordert, um das Risiko besser zu bewerten und die Finanzierungsplanung des Unternehmens einzuschätzen.
Möchtest Du das Konto bereits vor der finalen Unterschrift des Gesellschaftsvertrags eröffnen - weil es hier vielleicht noch offene Fragen zu klären gibt - dann brauchst Du stattdessen einen notariell beglaubigten
Gründungsvertrag
Der Gründungsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen den Gründern, in der sie ihren Willen und ihre Verpflichtung zur Gründung einer Gesellschaft festhalten. Er ist eine Vorstufe zum Gesellschaftsvertrag und regelt noch keine detaillierten rechtlichen Bestimmungen der künftigen Gesellschaft. Diese werden erst im Gesellschaftsvertrag verbindlich festgelegt.
. Darin verpflichtest Du Dich, gründen zu wollen.
Sobald das Konto eröffnet ist, sollten alle Gründer das Stammkapital in Höhe Ihrer Anteile überweisen. „Sollten“ deshalb, weil Dein Notar erst nach erfolgreicher Einzahlung die Eintragung in das Handelsregister vornehmen kann. Schicke ihm hierzu einfach die entsprechenden Zahlungsbelege bzw. Kontoauszüge.
Wie es dann weitergeht, erfährst Du im nächsten Abschnitt.
Mit der Handelsregister Eintragung wird Deine GmbH i.G. endlich zu einer richtigen GmbH. [§]
Alle Rechte und Pflichten der GmbH i.G. gehen automatisch an die GmbH über. [§]
Ab diesem Moment kannst und musst Du als
Geschäftsführung
Die Geschäftsführung ist die Leitung und Steuerung einer Firma oder einer Organisation. Sie umfasst alle Aufgaben und Entscheidungen, die notwendig sind, um das Tagesgeschäft zu führen. In einer GmbH übernimmt die Geschäftsführung diese Rolle, indem sie die Geschäfte nach innen und außen führt und rechtlich verantwortlich ist. Geschäftsführungen können natürliche oder juristische Personen sein.
im Namen des Unternehmens handeln! [§]
Dazu gehört, dass Du auf allen Briefen (auch E-Mails, Rechnungen, Bestellformulare) immer Deine brandneue
Vertretung der Gesellschaft nach § 35 Abs. 1 S. 1 GmbHG
Handelsregisternummer
Die Handelsregisternummer (z.b. HRB 123456) ist eine eindeutige Kennziffer, die ein Unternehmen bei der Eintragung ins Handelsregister erhält. Sie dient zur Identifizierung des Unternehmens und muss in geschäftlichen Dokumenten angegeben werden. Sie hilft dabei, wichtige Informationen über das Unternehmen öffentlich zugänglich zu machen.
, den vollständigen sowie korrekten Unternehmensnamen, die Anschrift des Unternehmens und dessen Geschäftsführung angibst. [§]
Nicht vergessen!
Du musst die Namensänderung allen mitteilen, mit denen vorher als GmbH i.G. korrespondiert wurde - insbesondere der kontoführenden Bank!
[§]
Als Geschäftsführung hast Du gem. § 43 Abs. 1 GmbHG bei Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Gleiches gilt nach § 347 Abs. 1 HGB für alle Handelsgeschäfte (§ 343 Abs. 1 HGB) eines Kaufmanns (§§ 1 Abs. 1 HGB , 6 Abs. 2 HGB i.V.m. 13 Abs. 3 GmbHG). Kurz gesagt: Du hast eine Mitteilungspflicht und wichtige Änderungen müssen den Geschäftspartnern mitgeteilt werden, Punkt.
Mirko Wannicke, Rechtsassistent
Brief von der Eintragung in das Handelsregister.pdf
Sobald Deine GmbH ins
Handelsregister
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle wichtigen Informationen über Unternehmen eingetragen sind, wie z. B. die Geschäftsführung, der Sitz des Unternehmens und das Stammkapital. Es dient dazu, die Rechtsverhältnisse von Firmen transparent zu machen und ist für jeden einsehbar. Jedes Unternehmen, das eine bestimmte Größe erreicht oder im Handelsrecht tätig ist, muss im Handelsregister eingetragen sein.
Mehr im Lexikon nachlesen
eingetragen ist, hast Du einen Monat Zeit, um dem
Transparenzregister
Das Transparenzregister ist ein zentrales Register in Deutschland, das zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung eingerichtet wurde. Es enthält Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen, Stiftungen und anderen juristischen Personen.
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Umkehrschluss aus § 11 Abs. 1 GmbHG
mitzuteilen, wer der “wirtschaftlich Berechtigte” ist. [§]
Wirtschaftlich Berechtigter: Das ist jemand, der:
Mehr als 25% der Anteile an der GmbH hält oder
Mehr als 25% der Stimmrechte in der GmbH kontrolliert oder
Auf ähnliche Weise Kontrolle über die GmbH ausübt – also zum Beispiel durch Vereinbarungen oder Einflussnahme hinter den Kulissen.
Falls keiner die 25%-Schwelle erreicht oder auf andere Weise Kontrolle ausübt, dann gilt normalerweise die Geschäftsführung als wirtschaftlich Berechtigter. [§]
Das Handelsregister ist wie die Visitenkarte Deiner GmbH. Es enthält Infos über die rechtlichen Vertreter, den Unternehmenssitz und die Gesellschafter.
Das Transparenzregister geht jedoch einen Schritt weiter: Hier muss festgehalten werden, wer wirklich die Kontrolle über das Unternehmen hat – also wer der „wahre Chef“ ist. Auch wenn dieser die Macht durch komplizierte Verträge ausübt und vielleicht nicht offiziell im Handelsregister auftaucht.
Als
Geschäftsführung
Die Geschäftsführung ist die Leitung und Steuerung einer Firma oder einer Organisation. Sie umfasst alle Aufgaben und Entscheidungen, die notwendig sind, um das Tagesgeschäft zu führen. In einer GmbH übernimmt die Geschäftsführung diese Rolle, indem sie die Geschäfte nach innen und außen führt und rechtlich verantwortlich ist. Geschäftsführungen können natürliche oder juristische Personen sein.
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musst Du Dich um die Steuerangelegenheiten Deiner GmbH kümmern. Anders als beim Gehalt, wo Dir als Privatperson automatisch Steuern abgezogen werden, bist Du nun selbst dafür verantwortlich, die Steuerschuld Deines Unternehmens auszurechnen.
[§]
Abgabenordnung: Pflichten der gesetzlichen Vertreter gem. § 34 Abs. 1 AO
Oft musst Du sogar schätzen, wie viel das Finanzamt von Dir bekommen wird – damit sie Dir gleich zu Beginn Vorauszahlungen aufbrummen können. Vorauszahlungen für
Körperschaftsteuer
Die Körperschaftsteuer ist eine Steuer auf den Gewinn von Kapitalgesellschaften wie einer GmbH. Sie ist vergleichbar mit der Einkommensteuer, die Privatpersonen zahlen. Der Körperschaftsteuersatz in Deutschland beträgt aktuell 15 % auf den zu versteuernden Gewinn, zusätzlich wird ein Solidaritätszuschlag erhoben.
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,
Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer wird von Unternehmen gezahlt, die in Deutschland gewerblich tätig sind. Sie wird auf den Gewinn des Unternehmens erhoben und ist eine wichtige Einnahmequelle für Städte und Gemeinden.
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und
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die Unternehmen auf ihre Verkäufe von Waren und Dienstleistungen erheben. Sie wird vom Kunden gezahlt, und das Unternehmen führt sie an das Finanzamt ab. In Deutschland beträgt der reguläre Umsatzsteuersatz 19 %, es gibt aber auch einen ermäßigten Satz von 7 % für bestimmte Güter, wie Lebensmittel oder Bücher.
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sind Pflicht.
Vorauszahlungen für Körperschafts- und Gewerbesteuer werden erst nach Deiner ersten
Steuererklärung
Die Steuererklärung ist ein Dokument, das Du beim Finanzamt einreichst, um Deine Einnahmen, Ausgaben und gezahlten Steuern zu melden. Auf dieser Grundlage berechnet das Finanzamt, ob Du Steuern nachzahlen musst oder eine Rückerstattung erhältst. Unternehmen, wie eine GmbH, müssen Steuererklärungen für verschiedene Steuerarten abgeben, z.B. für die Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer.
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fällig.
[§]
Zur Durchführung der Körperschaftsteuer sind die Regelungen des Einkommensteuergesetzes entsprechend anzuwenden. Vorauszahlungen müssen daher bis zum 10. März, Juni, September und Dezember bezahlt werden. Die Höhe wird vom Finanzamt mittels Bescheid festgelegt. Die Festlegung der Höhe erfolgt anhand der Höhe der Steuer im vorherigen Veranlagungszeitraum. Im vorherigen Zeitraum gab es unsere GmbH noch nicht, weshalb das Finanzamt noch keine Vorauszahlungen festlegt (§§ 31 Abs. 1 Satz 1 KStG i.V.m. 37 Abs. 1, 3 EStG).Die Gewerbesteuer-Vorauszahlungen sind dagegen jeweils am 15. Februar, Mai, August und November zu leisten. Für die Festlegung der Höhe gilt aufgrund noch fehlender vorheriger Steuer das eben gesagte entsprechend. (§ 19 GewStG).
Die Umsatzsteuervoranmeldung musst Du i.d.R. einen Monat nach der Gründung abgeben.
[§]
Die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen beginnen im Monat nach der Anmeldung, abhängig von der Höhe der zu erwartenden Umsatzsteuer. Du bist grds. verpflichtet, regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben und die Steuer bis zum 10. des Folgemonats zu bezahlen, vgl. § 18 Abs. 1 UStG
Schon unmittelbar nach der Gründung interessiert sich das zuständige Finanzamt für Deine GmbH, auch wenn Du noch gar keinen Cent verdient hast. „Interessieren“ ist dabei die freundliche Umschreibung für: „Wenn Du etwas Wichtiges nicht meldest, drohen Bußgelder und Strafen.“
„
Meldungspflichtige Ereignisse
Meldungspflichtige Ereignisse sind Ereignisse oder Änderungen in einem Unternehmen, die dem Finanzamt oder anderen Behörden verpflichtend mitgeteilt werden müssen, da sie die steuerliche Situation beeinflussen könnten. Diese Meldungen müssen in der Regel innerhalb eines Monats erfolgen, um Strafen wie Bußgelder oder Verspätungszuschläge zu vermeiden.
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“ musst du jeweils innerhalb eines Monats mit dem passenden elektronischen Formular anzeigen. [§]
Dein erstes „mitteilungspflichtige Ereignis“? Die Gründung!
Dafür hat das Finanzamt den „
steuerlichen Erfassungsbogen
Der steuerliche Erfassungsbogen ist ein Formular, das Du nach der Gründung Deiner GmbH beim Finanzamt einreichen musst. Darin machst Du wichtige Angaben zu Deinem Unternehmen und schätzt den voraussichtlichen Umsatz. Auf dieser Grundlage legt das Finanzamt fest, welche Steuern Du zahlen musst und wie hoch Deine Vorauszahlungen sein werden.
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“, auf den wir im Mini-Video Schritt für Schritt eingehen. Das
Mit dem Finanzamt kommunizierst Du grundsätzlich über das Elster-Portal. [§]
Alle Standardformulare und Steueranmeldungen findest Du dort in einer übersichtlichen Web-Oberfläche, die wir in dem „Mini: Finanzamt und Elster“ erklären.
Damit Du ELSTER verwenden kannst, brauchst Du Zugangsdaten. Diese erhältst Du nach Deiner Anmeldung im Internet per Post - das kann bis zu zwei Wochen dauern.
Wie Du bereits weißt, wird beispielsweise der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung schnell eingefordert. Daher kann die Anmeldung bei Elster zeitkritisch werden
Du kannst aber bereits vor der Gründung einen eigenen Zugang als Privatperson einrichten. So kannst Du die ersten Erklärungen als geschäftsführender Vertreter der GmbH bei der Finanzverwaltung ohne Wartezeit und Kopfschmerzen über Deinen privaten Zugang einreichen.
Milan von dem Bussche, Gründer
Wenn das Finanzamt Rückfragen hat, bekommst Du Post. Darauf kannst Du mit einem Brief antworten oder mit einem PDF-Scan an die Finanzamts-Email im Briefkopf.
Alles sollte druckbar sein!
Auch E-Mail antworten sollten „druckbar“ sein: Keine Links, keine Excel Dateien etc. - Die ausgedruckte E-Mail muss die Fragen beantworten!
Mirko Wannicke, Rechtsassistent
Zuerst musst Du den „
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Der steuerliche Erfassungsbogen ist ein Formular, das Du nach der Gründung Deiner GmbH beim Finanzamt einreichen musst. Darin machst Du wichtige Angaben zu Deinem Unternehmen und schätzt den voraussichtlichen Umsatz. Auf dieser Grundlage legt das Finanzamt fest, welche Steuern Du zahlen musst und wie hoch Deine Vorauszahlungen sein werden.
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“ übermitteln.
[§]
Abgabepflichten für Steuererklärung (auch Erfassungsbogen) nach § 149 Abs. 1 S. 1 AO i.V.m. § 14a Abs. 1 S. 1 GewStG, § 1 Abs. 1 Nr. 1 KstG, § 18 Abs. 1 S.1 UStG
Das ist sozusagen die "Anmeldung zum Steuerzahlen", damit das Finanzamt Deine GmbH offiziell registriert und ihr eine Steuernummer zuweist.
Die Steuernummer erhältst Du ca. 4 bis 6 Wochen nach Deiner Anmeldung und musst diese immer angeben, wenn Du mit dem Finanzamt kommunizierst.
Worauf Du bei dem Formular in Elster achten musst, zeigen wir in „Mini: steuerlichen Erfassung“.
Soweit Du bei dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein Kreuz im Feld zur Beantragung der Umsatzsteuer-ID gemacht hast, dann erhältst Du diese zusätzlich zu Deiner Steuernummer. In der Regel wartest Du ca. 2 bis 4 Wochen auf die entsprechende Post.
Wenn Du den Fragebogen nicht oder fehlerhaft einreichst, kann es neben Verzögerungen im Ablauf zu Mahnungen und im schlimmsten Fall zu Strafzahlungen kommen. [§] Außerdem könnte das Finanzamt Deine Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das wirkt sich in der Regel nachteilig auf Dich aus.
Beispiel für eine Steuernummer
Beispiel für eine Umsatzsteuer-ID
Es gibt natürlich auch Formulare, wo beides einzutragen ist, am besten notierst Du zu den Geschäftsführern und Gesellschaftern und Unternehmen jeweils beide Nummern und gleich noch eine IBAN für die Kontoverbindung - dann bist Du für die Nummernfelder in den Formularen bestens gewappnet.
Tipp: Schätzt Du Deinen Umsatz im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auf unter 35.000€, musst Du danach nur Quartalsweise „Umsatzsteuer-Voranmeldungen“ abgeben.
(Sonderregelung bis 2026) [§]
Schätzt Du den Umsatz höher, musst Du die Voranmeldung monatlich machen. Dann erwartet das Finanzamt am 10. Tag des Folgemonats, in dem Du mit der
Geschäftstätigkeit begonnen
Das Transparenzregister ist ein zentrales Register in Deutschland, das zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung eingerichtet wurde. Es enthält Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen, Stiftungen und anderen juristischen Personen.
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hast, die erste
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine regelmäßige Meldung von Unternehmen an das Finanzamt, in der sie die fällige Umsatzsteuer und die Vorsteuer angeben. Auf Basis dieser Meldung wird berechnet, ob das Unternehmen Umsatzsteuer zahlen oder erstattet bekommen muss.
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.
[§]
Abgabepflicht und Voranmeldezeitraum bei Aufnahme der Tätigkeit gem. § 18 Abs. 1 S. 1 und Abs. 2 S. 4 UStG; Kurzfassung: BFH, Urteil vom 3. September 2009 – IV R 38/07 Das erste Wirtschaftsjahr
Allgemein ist es sinnvoll eine Dauerfristverlängerung zu beantragen - dann hast Du immer einen Monat mehr Zeit um Deine Anmeldung abzugeben. [§]
Alle Felder und Auswirkung im steuerlichen Erfassungsbogen erklären wir im Mini Video: “Steuerliche Erfassung”
Als Geschäftsführung bist Du gesetzlich verpflichtet, jedes Jahr den Gewinn (bzw. Verlust) Deiner GmbH auszurechnen. Das ist die
Buchhaltung
Die Buchhaltung ist der Bereich eines Unternehmens, in dem alle Geldbewegungen, wie Einnahmen und Ausgaben, genau erfasst und dokumentiert werden. Sie sorgt dafür, dass das Unternehmen immer weiß, wie viel Geld es hat und wie viel es schuldet. Zur Durchführung korrekter Buchhaltung gibt es hilfreiche Programme, wie z.B. Lexware, Sevdesk oder DATEV.
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.
[§]
Buchführungspflicht der GmbH als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG) nach § 140 AO i.V.m. §§ 238 Abs. 1 S. 1, 6 HGB.
Das heißt, Du musst Einnahmen, Ausgaben, Vermögen und Schulden systematisch erfassen.
Ob und wie viel Gewinn Dein Unternehmen macht, sollte Dich natürlich in erster Linie selbst interessieren. Es lohnt sich also, Deine Buchhaltung eigenständig zu machen - oder wenigstens sehr gut zu verstehen.
Konkret musst Du einen
Jahresabschluss
Der Jahresabschluss ist die formale Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens am Ende eines Geschäftsjahres. Er besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung und dient als Basis für die Steuerberechnung und zur Information von Stakeholdern.
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erstellen. Dieser besteht aus einer
Bilanz
Die Bilanz ist ein Teil des Jahresabschlusses und stellt die Vermögenswerte und die Finanzierung eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag gegenüber. Sie zeigt, wie das Unternehmen sein Vermögen erworben und finanziert hat.
Mehr im Lexikon nachlesen
und einer
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Aufstellung der Erträge (z.B. Einnahmen) und Aufwendungen (z.B. Ausgaben) eines Unternehmens innerhalb eines Geschäftsjahres. Sie zeigt, ob das Unternehmen in diesem Zeitraum einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat.
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. [§]
Zusammen landen die Unterlagen dann Ende des Jahres mit Deiner Steuererklärung beim Finanzamt. Sie sind die Grundlage für die Berechnung von
Körperschaftsteuer
Die Körperschaftsteuer ist eine Steuer auf den Gewinn von Kapitalgesellschaften wie einer GmbH. Sie ist vergleichbar mit der Einkommensteuer, die Privatpersonen zahlen. Der Körperschaftsteuersatz in Deutschland beträgt aktuell 15 % auf den zu versteuernden Gewinn, zusätzlich wird ein Solidaritätszuschlag erhoben.
Mehr im Lexikon nachlesen
,
Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer wird von Unternehmen gezahlt, die in Deutschland gewerblich tätig sind. Sie wird auf den Gewinn des Unternehmens erhoben und ist eine wichtige Einnahmequelle für Städte und Gemeinden.
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und
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die Unternehmen auf ihre Verkäufe von Waren und Dienstleistungen erheben. Sie wird vom Kunden gezahlt, und das Unternehmen führt sie an das Finanzamt ab. In Deutschland beträgt der reguläre Umsatzsteuersatz 19 %, es gibt aber auch einen ermäßigten Satz von 7 % für bestimmte Güter, wie Lebensmittel oder Bücher.
Mehr im Lexikon nachlesen
.
Damit Du einen Jahresabschluss erstellen kannst, solltest Du direkt bei der Gründung ein Buchführungssystem aufsetzen. Je später Du damit anfängst, desto mühsamer wird es.
Am besten verschaffst Du vor Deiner Gründung schon einen Überblick über das Thema: Video 4 - Buchhaltung
Du als Unternehmer musst Deine Steuern selbst ausrechnen (können) und das Ergebnis dann den entsprechenden Stellen erklären. Deshalb heißt das Steuererklärung.
Als Geschäftsführung musst Du unmittelbar nach Deiner Gründung eine Gewerbeanmeldung abgeben. [§]
Die Anmeldung besteht aus einem zweiseitigen Formular, in dem Du die wichtigsten Infos zu Deinem Unternehmen angibst. Das Formular ist von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich, sollte aber in etwa so aussehen:
Beispiel-Gewerbeanmeldung.pdf
In der Regel kannst Du es bei Deinem lokalen Gewerbeamt herunterladen und anschließend ausgefüllt per E-Mail einreichen.
Bei erfolgreicher Anmeldung schickt Dir das Gewerbeamt erstmal eine Rechnung (i.d.R. 30-60 €) und informiert dann das Finanzamt, die IHK (Industrie- und Handelskammer), den Rundfunk und die Berufsgenossenschaft über Dein Unternehmen.
All diese Stellen werden auf Dich zukommen, aber keine Sorge, wir erklären Dir nach und nach, was zu tun ist.
Die
Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer wird von Unternehmen gezahlt, die in Deutschland gewerblich tätig sind. Sie wird auf den Gewinn des Unternehmens erhoben und ist eine wichtige Einnahmequelle für Städte und Gemeinden.
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variiert von Gemeinde zu Gemeinde. Es kann sich lohnen, vor der Wahl Deines Standortes die unterschiedlichen
Hebesätze
Der Hebesatz ist ein von jeder Gemeinde individuell festgelegter Prozentsatz, der bei der Berechnung der Gewerbesteuer oder Grundsteuer angewendet wird. Er wird auf die jeweilige Steuermesszahl angewendet, um die endgültige Steuerlast zu bestimmen. Der Hebesatz variiert je nach Gemeinde und beeinflusst direkt die Höhe der zu zahlenden Steuern.
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zu vergleichen.
Milan von dem Bussche, Gründer
Wie Du die Gewerbeanmeldung ausfüllst, erklären wir im Mini-Video & Artikel Gewerbeanmeldung.
Was es nun noch zu erledigen gibt, wird meist dadurch ausgelöst, dass Du Post bekommst - also genaugenommen Deine GmbH. Und mit Post ist auch tatsächlich „Briefpost“ gemeint - auch wenn Du mit allen Kunden und Lieferanten elektronisch kommuniziert - Behörden vertrauen auf den Briefweg und ein gelegentlicher Blick in den Briefkasten ist wichtig!
Beispiel Anmeldebrief IHK.pdf
Als Folge Deiner Gewerbeanmeldung wirst Du Post von Deiner zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) bekommen. Hier ist Deine GmbH unfreiwillig Mitglied geworden, um sicherzustellen, dass alle Gewerbetreibenden unter einem Dach organisiert sind.
[§]
Mitgliedschaft nach § 2 Abs. 1 IHKG und Ausnahmen nach § 2 Abs. 2, 3 IHKG
GmbHs gehören grundsätzlich immer zur IHK. Es sei denn, Du gründest ein klassisches Handwerksunternehmen (Tischlerei, Autowerkstatt, Heizungsbau - auch wenn Du dabei irgendetwas Innovatives machst, wie die Umrüstung von Benzin-KFZ auf Elektro). Dann wirst Du stattdessen Mitglied in der Handwerkskammer - bist aber wahrscheinlich selbst Handwerksmeister (oder einer Deiner Mitgründer) und wir müssen Dir nicht mehr erklären, was die Handwerkskammer ist. Für alle anderen Start-Ups führt kein Weg an der Mitgliedschaft Deiner GmbH bei der IHK vorbei.
Wenn Du im ersten Moment denkst, dass Du das gar nicht brauchst: Aus der IHK auszutreten, haben schon etliche versucht und bis zum Verfassungsgericht geklagt - keine Chance.
[§]
Urteile gescheiterter Klagen gegen die Mitgliedschaft: VG Sigmaringen, Urteil vom 28.11.2013 - 3 K 3415/11, BVerfG, 07.12.2001 - 1 BvR 1806/98, BVerwG, 14.12.2011 - 8 B 38.11
Neben den „IHK-Zeitschriften“ erhältst Du zudem tolle Beitragsrechnungen.
Die Beitragshöhe variiert je nach Region, da jede IHK ihre eigenen Beitragssätze festlegt.
[§]
Beispiel-Tabelle: Wie hoch war der Umlagehebesatz für die Beiträge der IHK? - IHK_DE
Grundbeitrag
Umlagebeitrag
Fester jährlicher Beitrag für alle IHK-Mitglieder i. d. R. 50 bis 300 €.
(Bei großen Unternehmen können höhere Beiträge anfallen!)
0,04 - 0,27 % Umlage basierend auf dem Gewerbeertrag bzw. Gewinn aus Gewerbebetrieb.
Solltest Du es verpassen, die Beiträge zu zahlen, flattert direkt eine Mahnung in Deinen Briefkasten. Ignorierst Du diese, kann es zu Zwangsmaßnahmen kommen.
Das Angebot Deiner regionalen IHK kann übrigens trotzdem interessant und wertvoll für Dich sein.
Vorteil
Beschreibung
Beratung
Ob rechtliche Fragen, steuerliche Tipps oder Informationen zu Fördermitteln – hier kannst Du Unterstützung aus erster Hand bekommen.
Weiterbildung
Schulungen zu Themen wie Personalmanagement, Buchhaltung oder Marketing können Dir dabei helfen, Dein Unternehmen erfolgreich aufzubauen.
Networking
Über IHK-Veranstaltungen kannst Du Dich mit anderen vernetzen. Besonders für junge GmbHs kann das enorm hilfreich sein, um neue Kunden oder Partner zu finden.
Rechtliche Unterstützung
Die IHK kann Dir auch bei rechtlichen Problemen helfen. Sie bietet Schlichtungsstellen an und vertritt Deine Interessen gegenüber der Politik.
Welche Leistungen Deine lokale IHK genau anbietet, kannst Du auf ihrer Website nachlesen.
Der Rundfunkbeitrag ist eine Gebühr, die jeder in Deutschland zahlen muss, um das öffentliche Fernsehen zu finanzieren.
Wenn Du aber ein Unternehmen gründest, ist das eine eigene „juristische Person“ - die auch nochmal Rundfunkbeitrag zahlen muss. Dabei ist es sogar egal, ob Dein Unternehmen überhaupt einen Fernseher, einen Kabelanschluss oder ein Radio hat. Es kann jedoch sein - gerade am Anfang - dass der geschuldete Beitrag 0 ist, meist sind es gut 70 € im Jahr, es kann aber auch erheblich mehr werden. Maßgeblich für die Höhe des Beitrags ist die Anzahl der
Betriebsstädten
Eine Betriebsstätte ist eine feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, durch die die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird. Dies umfasst Orte wie Büros, Fabriken, Werkstätten, Lagerhäuser und jede andere feste Einrichtung, die dem Betrieb des Unternehmens dient.
Mehr im Lexikon nachlesen
und Mitarbeiter. Auch Fahrzeuge, die auf Dein Unternehmen zugelassen sind, werden berücksichtigt.
Relativ bald nach Deiner Gewerbeanmeldung wird Dein Unternehmen der Rundfunkzentrale Post bekommen. Wenn Du hier etwas ungeschickt angekreuzt, wirst Du viel mehr Geld zahlen als nötig.
Beispiel Rundfunk-Antrag.pdf
Das ganze Beitragssystem und wie Du die Formulare richtig ausfüllst, erklären wir im Mini - Video Rundfunk.
Nach der Gewerbeanmeldung sollte sich eine (eventuell auch mehrere, die „vorsichtshalber“ einmal annehmen, von Dir Geld zu bekommen) Berufsgenossenschaft per Brief bei Dir melden.
Berufsgenossenschaften sollen Deine Mitarbeiter vor Arbeitsunfällen schützen und ggf. Kosten für Arbeitsunfälle übernehmen.
Leistung
Beschreibung
Medizinische Versorgung
Kostenübernahme für Behandlungen, Krankenhausaufenthalte und Medikamente.
Rehabilitation
Berufliche und medizinische Maßnahmen zur Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit.
Unfallrente
Bei dauerhaften Schäden zahlt die BG eine Rente an den Verletzten oder im Todesfall an die Hinterbliebenen.
Unfallverhütung
Unterstützung bei der Einhaltung von Sicherheitsstandards und der Durchführung von Schulungen zur Unfallprävention.
In Deutschland ist jede neu gegründete GmbH verpflichtet, sich innerhalb einer Woche nach der Gründung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anzumelden - selbst wenn Du noch gar keine Mitarbeiter hast. [§]
Die Anmeldung gilt als erstmal als erfüllt, soweit Du die Gewerbeanmeldung gemacht hast. [§]
Das befreit Dich jedoch nicht davon, auf Anfragen der BG zu reagieren oder spätestens nach vier Wochen Mitteilungen abzugeben, wenn sich etwas im Unternehmen ändert, das für die BG von Bedeutung ist. [§]
Wenn Du Dich nicht bei der BG anmeldest oder die Beiträge nicht zahlst, drohen Dir rückwirkende Beitragsforderungen, Bußgelder und Zwangsanmeldungen. Die Höhe der Beiträge zur BG richtet sich nach der
Gefahrenklasse
Die Gefahrklasse beschreibt das Unfallrisiko einer bestimmten Branche. Je nach Art der Tätigkeit und dem Risiko von Arbeitsunfällen wird jeder Branche eine spezifische Gefahrklasse zugewiesen. Branchen mit hohem Unfallrisiko, wie das Baugewerbe, haben eine höhere Gefahrklasse und zahlen somit höhere Beiträge zur Berufsgenossenschaft.
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der Branche und der
Lohnsumme
Die Lohnsumme ist der gesamte Bruttolohn, den ein Unternehmen im Laufe eines Jahres an seine Mitarbeiter zahlt.
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.
Beitrag = Gefahrklasse × Lohnsumme × Beitragssatz der BG
Die genauen Beitragssätze unterscheiden sich je nach BG und Risiko der Branche.
Berufs-Genossenschaft
Beschreibung
BG Bau
BGW (Gesundheitsdienst & Wohlfahrtspflege)
BG Verkehr
BG Holz und Metall
BGN (Nahrungsmittel und Gastgewerbe)
BG ETEM (Energie- Textil- Elektro- & Medienerzeugnisse)
BG ETEM (Energie- Textil- Elektro- & Medienerzeugnisse)
Oft kommt es vor, dass für Dich mehrere Berufsgenossenschaften infrage kommen. Bei der Zuordnung Deines Geschäftszweckes gibt es einen gewissen Ermessensspielraum. Daher kann es Sinn machen, die Höhe der Beiträge zu vergleichen und die günstigere Variante zu wählen - immerhin gibt es Berufsgenossenschaften, die sind fünfmal so teuer wie andere.
Nehmen wir ein Unternehmen, das Softwareentwicklung betreibt und IT-Hardware installiert. Zwei Berufsgenossenschaften könnten zuständig sein:
Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) für die Softwareentwicklung, da Bürotätigkeiten ein geringes Unfallrisiko haben.
BG Holz und Metall (BGHM) für die Installation der Hardware, da hier technische Geräte zum Einsatz kommen und das Unfallrisiko höher ist.
In diesem Fall wäre die Anmeldung bei der VBG günstiger, da die Haupttätigkeit (Softwareentwicklung) weniger risikoreich ist. Wenn Du Dich hingegen bei der BGHM anmeldest, wäre der Beitrag wegen der höheren Gefahrenklasse deutlich teurer.
Wie Du Dich bei Deiner Berufsgenossenschaft anmeldest, erklären wir in der Mini-Video „Berufsgenossenschaft“ und im Kapitel „meine ersten Mitarbeiter“ gibt es auch eine Mini-Video „Betriebsunfall melden“ - dort erfährst mehr darüber, wann die Berufsgenossenschaft dann auch wirklich mal helfen könnte.
So, jetzt haben wir unseren ersten Rundumschlag geschafft - die wichtigsten bürokratischen Aufgaben, bevor Du endlich anfangen kannst, richtig für Dein Unternehmen und Deine Kunden zu arbeiten, hast Du jetzt schon mal gehört.
Wenn Du das entsprechende Formular auf dem Tisch hast, schau einfach nochmal in unser Mini-Video oder den konkreten Mini-Artikel.
Behalte im Hinterkopf: In allen diesen Behörden sitzen ja auch Menschen, die man anschreiben und anrufen kann, und meistens helfen sie Dir dann sogar gerne weiter. Das ist oft einfacher, als extra einen Anwalt oder Berater zu fragen.
Falls Du noch Fragen oder Feedback hast, kommentier' sie gerne unter unserem YouTube Video.
Und wenn Du jetzt denkst, „sieht gar nicht so schlimm aus, hätte schlimmer kommen können“ - Keine Sorge, es kommt noch schlimmer :-)
